Pour la plupart des entrepreneurs, il est indispensable de charger durablement un ou plusieurs employés de son entreprise d’exercer des actes juridiques envers des tiers. Toutefois, le cocontractant ignore souvent l’étendue du mandat du représentant fixé avec l’entrepreneur.
Afin d’apporter plus de sécurité à cet égard, le Code de Commerce Allemand (Handelsgesetzbuch/HGB) prévoit deux types de pouvoir de représentation :
La procuration allemande (Prokura), §§ 48ff HGB
Le Prokurist (fondé de procuration) est une personne qui détient à l'égard des tiers les mêmes pouvoirs que le chef d'entreprise ou que l'organe social qu'il représente. C'est très souvent un employé supérieur jouissant de toute la confiance et de l'estime des dirigeants de l'entreprise. Il signe fréquemment le courrier et les actes conjointement avec eux. Le Prokurist existe dans presque toutes les entreprises et joue un rôle des plus importants dans la pratique des affaires.
1. Etendue des pouvoirs
Conformément au § 49 HGB, la Prokura "habilite à effectuer tous les actes judiciaires et extrajudiciaires ainsi que toutes les opérations juridiques
qu'implique l'exercice d'une activité commerciale".
Le Prokurist peut donc par exemple embaucher du personnel, conférer un mandat à un employé, demander un prêt ou octroyer un crédit, etc. Il n’est même pas nécessaire que l’affaire conclue soit typique pour la branche de l’entreprise.
Il n’a cependant pas le droit d’aliéner des immeubles et de les grever de charges foncières à moins qu’il n’y ait été spécialement autorisé (§ 49 II HGB). Il n’est pas non plus habilité à cesser ou vendre l’entreprise ou nommer lui-même un autre fondé de procuration.
De principe, aucune restriction apportée en interne par contrat à l’étendue de ses pouvoirs n’est opposable aux tiers (§ 50 HGB). Un contrat conclu au mépris d’une limitation interne engagera valablement l’entreprise, même si le tiers en avait connaissance ; l’entreprise pourra simplement demander au Prokurist des dommages-intérêts.
Ce n’est que dans deux cas que la loi permet de limiter son pouvoir de représentation par contrat :
- La procuration peut être limitée à l’exploitation d’une succursale ou d’une filiale lorsqu’elle est exploitée sous une dénomination sociale différente.
- Il est également possible de prévoir une cosignature obligatoire. Le cosignataire doit disposer du même pouvoir de représentation que le Prokurist (par exemple un autre Prokurist).
2. Nomination et révocation
La procuration est accordée formellement à une ou plusieurs personnes par le propriétaire de l'entreprise ou son représentant légal, par exemple lorsqu'il s'agit d'une société (§ 48 I HGB).
Attention : la procuration ne peut pas être accordée par un « Kleingewerbebetreibender », veut dire une entreprise individuelle qui n’est pas immatriculée au Registre de commerce.
Elle prend fin par la révocation possible en principe à tout moment par les mêmes personnes ou alors automatiquement par la rupture du contrat de travail du Prokurist.
La procuration - comme sa révocation - doit être obligatoirement inscrite au Registre du Commerce, les tiers étant protégés tant que l'inscription au Registre du Commerce de l'octroi de procuration est maintenue.
Le titulaire d'une Prokura doit faire suivre sa signature des initiales « ppa » (vient du latin “per procura autoritate”).
Le fondé de pouvoirs (Handlungsbevollmächtigter), §§ 54ff HGB
1. Etendue des pouvoirs
On distingue généralement 3 types de Handlungsvollmacht :
- Gestion d’une entité commerciale dans sa globalité (allgemeine Handlungsvollmacht/ Generalhandlungsvollmacht)
- La gestion d’une catégorie déterminée d’opérations (Arthandlungsvollmacht). Ex. : les pouvoirs conférés à un directeur du contentieux, un trésorier d’une banque, un acheteur etc.
- L’accomplissement de certains actes (Spezialhandlungsvollmacht). Ex. : pouvoir d’encaissement, veiller à ce que les voitures de sociétés aient toujours le réservoir plein etc.
Dans tous les cas, la Handlungsvollmacht est plus restreint que la Prokura. Elle englobe uniquement les opérations et actes juridiques qu’implique usuellement l’exercice de l’activité commerciale ou des opérations dont le Handlungsbevollmächtige est chargé. Contrairement au Prokurist, le Handlungsbevollmächtigte ne peut donc réaliser qu’une affaire qui est typique de la branche de son entreprise.
En outre la loi prévoit des restrictions légales de la Handlungsvollmacht et donne plus de possiblité de restrictions contractuelles :
- En aucun cas, le fondé de pouvoirs ne pourra aliéner des immeubles, les grever de charges foncières, contracter des engagements par traites, souscrire des emprunts ou ester en justice, sauf autorisation expresse (§ 54 II 2 HGB).
- L’étendue de la Handlungsvollmacht peut être limitée librement par contrat. Toutefois, ces limites ne s’imposent au tiers cocontractant que si celui-ci les connaissait ou si c’était que par négligence qu’il ne les connaissait pas. A défaut, l’entreprise sera également valablement engagée (§ 54 III HGB).
2. Nomination
L'octroi de la Handlungsvollmacht peut être effectué non seulement par le propriétaire de l’entreprise (ou le représentant légal de la société), mais également par le Prokurist.
Aucune formalité particulière n'est exigée. Le Handlungsbevollmächtigte n’est pas immatriculé au registre du commerce.
Le Handlungsbevollmächtigte doit faire suivre sa signature du sigle « i.V. » (in Vertretung) ou « i.A. » (im Auftrag).