Unternehmen sind verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von drei bis dreißig Jahren.
Geschäftliche und zivilrechtliche Dokumente
| Dokument | Dauer der Aufbewahrung | Gesetzesgrundlage |
| Vertrag oder Inhalt im Rahmen einer geschäftlichen Beziehung | 5 Jahre | Artikel 110-4 Code de commerce |
| Vertragsabschluss auf elektronischen Weg | 10 Jahre ab Lieferung oder Dienstleistung | Artikel 213-1 Code de consommation |
| Vertrag bezüglich Immobilien und Grundstücke | 30 Jahre | Artikel 2227 Code civil |
| Bankdokumente (Bankauszug …) | 5 Jahre | Artikel 110-4 Code de commerce |
| Dokumente für den Transport von Waren | 5 Jahre | Artikel 110-4 Code de commerce |
| Zollerklärungen | 3 Jahre | 16 der europäischen Verordnung n° 2913/92 |
| Versicherungsschein | 2 Jahre ab Beendigung des Vertrages | Artikel 114-1 Code des assurances |
| Jegliche Art von Garantien bezgl. Waren oder Dienstleistungen für Verbraucher | 2 Jahre | Artikel 218-2 Code de consommation |
Buchhalterische Dokumente
| Dokument | Dauer der Aufbewahrung | Gesetzesgrundlage |
| Handelsbuch und Buchführung | 10 Jahre ab Abschluss des Geschäftsjahres | Artikel 123-22 Code de commerce |
| Belege und Nachweise (z.B. Lieferschein, Rechnung, etc). | 10 Jahre ab Abschluss des Geschäftsjahres | Artikel 123-22 Code de commerce |
Steuerrechtliche Dokumente
Artikel L. 102 B Livre des procédures fiscales sieht vor, dass Bücher, Register, Dokumente oder Schriftstücke/ Belege, welche einer Kontrolle, Kommunikation oder Untersuchung der Behörden unterliegen, für eine Dauer von 6 Jahren aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft vor allem die Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer, Einkommen aus Handel und Gewerbe, Einkommen aus nichtgewerblichen Berufen, direkte lokale Steuern, Umsatzsteuer, französische Gewerbesteuer etc.
Die Dauer verlängert sich auf 10 Jahre im Falle von illegalem Verhalten, wie Steuerhinterziehung, illegale Tätigkeit, Schwarzarbeit …
Gesellschaftliche Dokumente
| Dokument | Dauer der Aufbewahrung | Gesetzesgrundlage |
| Gesellschaftsvertrag (Statuten) | 5 Jahre ab Löschung des Unternehmens im Handelsregister | Artikel 2224 Code civil |
| Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn-und Verlustrechnung und Anhang) | 10 Jahre ab Abschluss des Geschäftsjahres | Artikel 123-22 Code de commerce |
| Vorladungen, Vollmachten, Präsenzliste | 3 Jahre | Artikel 225-117 Code de commerce |
| Bericht des Geschäftsführers oder des Verwaltungsrats | 3 Jahre | Artikel 225-117 Code de commerce |
| Bericht des Wirtschaftsprüfers | 3 Jahre | Artikel 225-117 Code de commerce |
| Register der Protokolle der Gesellschaftsversammlungen und/ oder des Verwaltungsrats | 5 Jahre ab letztem eingetragenen Gesellschafterbeschluss | Artikel 2224 Code civil |
| Fusionsverträge und andere mit dem Betrieb der Gesellschaft zusammenhängende Handlungen (+ Dokumente der übernommenen Gesellschaft | 5 Jahre | Artikel 2224 Code civil |
| Namensaktienregister, Register der Wertpapierbewegungen | 5 Jahre ab Ende der Benutzung | Artikel 2224 Code civil |
Arbeits- und Sozialversicherungsrecht
| Dokument | Dauer der Aufbewahrung |
Gesetzesgrundlage |
| Gehaltsnachweis (in Papierform oder in elektronischer Form) | 5 Jahre | Article L3243-4 du code du travail |
| Dokument über Arbeitsverträge, Gehälter, Boni, Zulagen, Salden aller Konten, Pensionspläne. | 5 Jahre | Article 2224 du code civil |
| Einheitliches Personalregister | 5 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses | Article R1221-26 du code du travail |
| Dokument zu Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer | 3 Jahre | Articles L244-3 du code de la sécurité sociale et L169 A du livre des procédures fiscales |
| Meldung des Arbeitsunfalls an die Unfallversicherung | 5 Jahre | Article D4711-3 du code du travail |
| Abrechnung der Arbeitstage der Mitarbeiter nach Festpreisvereinbarungen | 3 Jahre | Article D3171-16 du code du travail |
| Abrechnung von Dienstplänen, Bereitschaftszeiten und deren Vergütung | 1 Jahr | Article D3171-16 du code du travail |
| Beobachtung oder Aufforderung der Arbeitsaufsicht CHSCT Audit und Kontrolle | 5 Jahre | Article D4711-3 du code du travail |
Strafen
Strafen sind möglich nach dem Strafrecht, Steuerrecht oder Handelsrecht.
So zum Beispiel
Unterbleit die Erstellung der Jahresabschlussdokumente, sind die Geschäftsführer der betreffenden Handelsgesellschaften mit einer Geldstrafe von 9.000 Euro belegt (Artikel L. 241-4 des französischen Handelsgesetzbuches).
Strafen in Steuersachen
Artikel 1734 des Allgemeinen Steuergesetzbuches sieht vor, dass die Nichteinhaltung, die Vernichtung vor Ablauf der vorgeschriebenen Fristen oder die Verweigerung der Übermittlung von Dokumenten, die dem Recht auf Kommunikation unterliegen, mit einer Geldstrafe von 1.500 Euro geahndet wird.
Artikel 1746 des Allgemeinen Steuergesetzbuches sieht vor, dass jede Person, die es Beamten, die befugt sind, Verstöße gegen das Steuerrecht zu melden, unmöglich macht, mit einer Geldstrafe von 25.000 Euro begangen wurden belegt wird. Bei wiederholter Zuwiderhandlung kann das Gericht eine Freiheitsstrafe von
sechs Monaten verhängen.
Strafen nach Strafrecht
Die Artikel L. 441-1 ff. des Strafgesetzbuches sehen vor, dass Fälschungen und die Verwendung von Fälschungen strafbar sind:
für natürliche Personen: drei Jahre Freiheitsstrafe und eine Geldstrafe von 45.000 Euro, gegebenenfalls mit zusätzlichen Strafen (z.B. Verbot von Zivil-, Bürger- und Familienrechten) ;
für juristische Personen: eine Höchststrafe von 225.000 Euro, bei Bedarf können zusätzliche Strafen verhängt werden (z.B. Auflösung der Gesellschaft).