Comment déménager une entreprise ?

 

Vous envisagez de déménager votre entreprise ? Sachez que vous avez la possibilité de gérer et de modifier votre entreprise à tout moment. Qu'il s'agisse du transfert de siège social ou du déménagement d'un établissement principal, secondaire ou complémentaire, une entreprise peut avoir une ou plusieurs adresses. Il peut s'agir d'une adresse administrative ou d'une adresse d'exploitation. Si l'établissement figure dans les statuts, une déclaration modificative est alors requise. Votre CCI Alsace Eurométropole vous explique les différences d'établissements et vous détaille les démarches et formalités à accomplir pour le déménagement de votre entreprise.

 

Quelle différence entre siège social, établissement principal, secondaire et complémentaire ?

Une entreprise peut détenir plusieurs locaux. On distingue :

 

• Le siège social qui correspond à l'adresse administrative, fiscale et juridique de votre société. Son transfert nécessite une modification des statuts.
• Et les établissements principaux, secondaires et complémentaires qui sont les lieux d'exploitation de l'entreprise. En d'autres termes, il s'agit des locaux dans lesquels l'activité est exercée. Leur déménagement nécessite sur le plan administratif, une déclaration officielle, et sur le plan pratique, organisation et anticipation.

 

Siège social d'une entreprise

Le siège social de votre société sert à :

 

• lui donner sa nationalité ;
• fixer ses droits et ses devoirs ;
• déterminer le tribunal de commerce dont elle dépend pour toutes les formalités administratives nécessaires durant son existence.

 

Le siège social doit être clairement identifié dans les statuts lors de la constitution de la société. Il est mentionné sur son extrait Kbis. Il figure sur tous ses documents administratifs.

 

L'adresse peut concerner des locaux loués ou acquis par l'entreprise. Il peut aussi s'agir du domicile du gérant dans certains cas ou d'une société de domiciliation.

 

C'est l'endroit où les associés se réunissent pour débattre, et voter les décisions liées à l'administration, la gestion et l'organisation de la société.

 

Cette dernière ne peut avoir qu'un seul siège social.

 

🔗À noter : les micro-entreprises n'ont pas de siège social. Ce sont des entreprises individuelles qui ne sont pas assimilées à des sociétés. Leur adresse administrative est généralement celle du domicile du chef d'entreprise.

 

 

Établissement principal

L'établissement principal correspond au local dans lequel la société exploite principalement son fonds de commerce ou son activité (commerciale, artisanale, agricole).

L'établissement principal peut se situer :

 

• dans le même ressort de greffe que celui du siège social ;
• dans un ressort différent ;
• à la même adresse que le siège.

 

 

Établissement secondaire

Conformément à l'article R.123-40 du Code de commerce, l'établissement secondaire est un établissement permanent où l'entreprise exerce aussi son activité. Cela peut être un bureau, un entrepôt, une boutique, etc.

 

Il se situe dans un ressort différent de celui du siège ou de l'établissement principal. S'il se situe dans le même ressort, on parle alors d'établissement complémentaire.

 

L'établissement secondaire est inscrit au registre du commerce et des sociétés du greffe de son département.

 

Si l'établissement secondaire figure dans les statuts de l'entreprise, il est nécessaire de les modifier en cas de déménagement.

 

 

Établissement complémentaire

Il s'agit d'un lieu où l'entreprise exerce son activité.

 

Ce lieu se situe dans le même ressort de greffe du tribunal de commerce que celui de l'établissement principal ou secondaire.

 

En cas de pluralité d'établissements dans le même ressort, vous enregistrez chaque établissement au RCS.

Quelles sont les formalités administratives lors d'un déménagement d'entreprise ?

Les formalités liées à un changement d'adresse diffèrent en fonction de la nature de l'établissement objet du changement d'adresse (siège social, établissement principal, secondaire ou complémentaire).

 

Quels sont les documents nécessaires pour un transfert de siège social (changement d'adresse du siège) ?

Vous devez déclarer officiellement le nouveau siège social de votre société.

Quelle que soit sa forme juridique, il convient d'entreprendre différentes démarches :

 

• les associés (ou l'organe compétent) votent le transfert de siège social ;
• un procès-verbal d'assemblée générale extraordinaire est rédigé ;
• les statuts de l'entreprise sont mis à jour (notamment la clause liée au siège social) ;
• un avis de transfert de siège social est publié dans un journal d'annonces légales ;
• une déclaration de modification par le biais d'un formulaire M2 (Cerfa n° 11682) est complétée ;
• un dossier complet est déposé au greffe du tribunal de commerce.

 

Le dossier qui doit être déposé est constitué de divers documents :

 

• le procès-verbal de l'assemblée générale extraordinaire ;
• les statuts de l'entreprise mis à jour certifiés conformes par l'organe compétent ;
• l'avis de transfert de siège social publié dans le journal d'annonces légales ;
• le formulaire M2 de déclaration de modification dûment complété et signé ;
• un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (contrat de bail, acte d'acquisition, facture d'électricité, de téléphone, etc.) ;
• la liste des sièges sociaux antérieurs annexée aux statuts (si le nouveau siège est implanté dans un autre département).

 

Si votre entreprise n'est pas une société, mais une entreprise individuelle, vous devez alors compléter et signer un formulaire P2 (Cerfa n° 11678).

 

Comment changer l'adresse d'une société (établissement principal, secondaire ou complémentaire) ?

La procédure est la même pour changer l'adresse d'un établissement principal, secondaire ou complémentaire.

 

Il vous appartient de demander une inscription modificative dans le mois suivant le transfert de l'établissement.

 

À cet effet, il vous faut déposer au greffe du tribunal de commerce du ressort de l'établissement un dossier contenant :

 

• un formulaire Cerfa M2 complété et signé par l'organe compétent (ou par un mandataire habilité) ;
• un justificatif de jouissance des nouveaux locaux ;
• une procuration donnée par le représentant légal si le formulaire M2 a été signé par un mandataire ;
• en cas de transfert dans un autre département, l'original d'un extrait Kbis de l'établissement transféré de moins de trois mois ;
• en cas de déménagement à la suite d'un rachat de fonds de commerce : l'acte d'acquisition du fonds de commerce enregistré à la recette des impôts, une copie du bail commercial et un avis de transfert au journal d'annonces légales ;
• si le déménagement d'entreprise a lieu à la suite d'une location-gérance : le contrat, une copie du bail commercial et une attestation de parution dans un journal d'annonces légales ;
• en cas d'activité réglementée, le document justifiant l'autorisation requise ou la demande d'exercice de l'activité ;
• le règlement des frais dus au greffe du tribunal de commerce.

Quel est le coût d'un transfert d'entreprise ?

Le coût du déménagement d'un établissement varie en fonction du département vers lequel il est transféré.

 

Lorsque votre société déménage son établissement principal, secondaire ou complémentaire dans le même département, le transfert lié à une création du fonds de commerce s'élève environ à la somme de :

 

• 65€ s'il existe déjà un établissement dans le même ressort ;
• 108€ si c'est le premier établissement dans ce ressort.

 

Si le transfert d'établissement se situe dans un ressort de greffe différent, les tarifs pratiqués s'élèvent environ à la somme de 108€. Il convient d'ajouter les frais de notification à l'ancien greffe, soit environ 10€.

 

En cas de transfert d'établissement, le tarif varie :

 

• entre 200 et 300€ par un rachat de fonds de commerce ;
• 150 et 200€ à la suite d'une location-gérance.

 

Si vous recourez à un spécialiste du droit pour accomplir ces formalités, vous devez alors ajouter le montant de ses honoraires.

 

Ces prix sont donnés à titre indicatif.

Comment organiser un déménagement d'entreprise - en pratique ?

Pour déménager les locaux dans lesquels vous exercez votre activité, observez les étapes suivantes :

 

• Organisez le déménagement de vos anciens locaux dans des délais raisonnables. Plus l'effectif des personnes que vous embauchez est important, plus le délai de préparation du déménagement doit être anticipé (plusieurs mois à l'avance).
• Prévoyez le budget pour l'aménagement de vos nouveaux locaux, la mise aux normes des différentes installations le cas échéant, l'achat du mobilier, des équipements, le coût du personnel, etc.
• Préférez un déménagement le week-end, les jours fériés ou pendant les vacances afin de limiter l'impact sur votre activité.
• Donnez congé au bailleur de vos anciens locaux en prenant soin de respecter le délai de préavis indiqué sur votre contrat de bail.
• Établissez un cahier des charges, une check-list, un calendrier de tâches à accomplir pour un parfait déroulement des travaux et des opérations.
• Planifiez suffisamment tôt les rendez-vous avec les artisans tous corps d'état.

Comment déménager son entreprise - formalités complémentaires ?

Lors d'un déménagement d'entreprise, vous devez informer vos partenaires, résilier ou transférer certains abonnements ainsi que mettre à jour vos documents et supports commerciaux.

 

Résiliation d'anciens contrats et souscription de nouveaux abonnements

Vous décidez soit de résilier ou de transférer les contrats liés à l'ancien établissement, soit de souscrire de nouveaux abonnements.

 

Il s'agit :

 

• des contrats d'assurance (multirisques, responsabilité civile…) ;
• des abonnements de fourniture d'eau et d'énergie (électricité, gaz) ;
• des contrats de lignes téléphoniques ;
• etc.

 

Il convient également de demander aux services de la Poste le suivi de votre courrier.

Information des partenaires du déménagement de l'entreprise

La publication de l'avis de transfert d'établissement dans le journal d'annonces légales vous permet de rendre cette démarche opposable aux tiers.

 

En pratique, il convient néanmoins de signaler, par courrier ou par voie électronique, le transfert aux différents partenaires de l'entreprise :

 

• banquier ;
• clients ;
• fournisseurs ;
• etc.

 

L'administration fiscale doit aussi être prévenue. Elle va notamment calculer votre nouvelle contribution foncière des entreprises (CFE). Il convient pour cela de remplir une déclaration 1447-C avant le 31 décembre de l'année en cours.

 

Mise à jour des documents commerciaux et administratifs

Vous devez modifier l'adresse figurant sur les supports et documents de l'entreprise :

- sur les documents commerciaux :

• flyers ;
• cartes de visite ;
• etc.

- sur les documents administratifs :

• courrier à en-têtes ;
• bons de commande, devis, factures ;
• cartes grises des véhicules d'entreprise ;
• etc.

 

N'omettez pas de rectifier l'adresse inscrite dans les mentions légales du site internet de votre entreprise.

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À savoir : Les procédures de transfert social d'une SAS ou de transfert social d'une SCI peuvent être différentes. 

 

Le déménagement d'une entreprise nécessite quelques démarches pour informer l'administration et les partenaires commerciaux de votre changement d'adresse. S'il s'agit du siège social d'une société, les formalités sont plus contraignantes que pour le transfert d'un établissement principal, secondaire ou complémentaire. Contactez les conseillers de votre CCI Alsace Eurométropole pour plus d'informations.

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