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CCI Alsace Eurométropole

1er accélérateur pour les entreprises

Aufbewahrungspflichten von geschäftsunterlagen

Note juridique

Unternehmen sind verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von drei bis dreißig Jahren.

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Imprimez

Geschäftliche und zivilrechtliche Dokumente

 

Dokument Dauer der Aufbewahrung Gesetzesgrundlage
Vertrag oder Inhalt im Rahmen einer geschäftlichen Beziehung 5 Jahre Artikel 110-4 Code de commerce
Vertragsabschluss auf elektronischen Weg 10 Jahre ab Lieferung oder Dienstleistung Artikel 213-1 Code de consommation
Vertrag bezüglich Immobilien und Grundstücke 30 Jahre Artikel 2227 Code civil
Bankdokumente (Bankauszug …) 5 Jahre Artikel 110-4 Code de commerce
Dokumente für den Transport von Waren 5 Jahre Artikel 110-4 Code de commerce
Zollerklärungen 3 Jahre 16 der europäischen Verordnung n° 2913/92
Versicherungsschein 2 Jahre ab Beendigung des Vertrages Artikel 114-1 Code des assurances
Jegliche Art von Garantien bezgl. Waren oder Dienstleistungen für Verbraucher 2 Jahre Artikel 218-2 Code de consommation

 

 

Buchhalterische Dokumente

 

Dokument Dauer der Aufbewahrung Gesetzesgrundlage
Handelsbuch und Buchführung 10 Jahre ab Abschluss des Geschäftsjahres Artikel 123-22 Code de commerce
Belege und Nachweise (z.B. Lieferschein, Rechnung, etc). 10 Jahre ab Abschluss des Geschäftsjahres Artikel 123-22 Code de commerce

 

Steuerrechtliche Dokumente 


Artikel L. 102 B Livre des procédures fiscales sieht vor, dass Bücher, Register, Dokumente oder Schriftstücke/ Belege, welche einer Kontrolle, Kommunikation oder Untersuchung der Behörden unterliegen, für eine Dauer von 6 Jahren aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft vor allem die Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer, Einkommen aus Handel und Gewerbe, Einkommen aus nichtgewerblichen Berufen, direkte lokale Steuern, Umsatzsteuer, französische Gewerbesteuer etc. 


Die Dauer verlängert sich auf 10 Jahre im Falle von illegalem Verhalten, wie Steuerhinterziehung, illegale Tätigkeit, Schwarzarbeit … 


Gesellschaftliche Dokumente

 

Dokument Dauer der Aufbewahrung Gesetzesgrundlage
Gesellschaftsvertrag (Statuten) 5 Jahre ab Löschung des Unternehmens im Handelsregister Artikel 2224 Code civil
Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn-und Verlustrechnung und Anhang) 10 Jahre ab Abschluss des Geschäftsjahres Artikel 123-22 Code de commerce
Vorladungen, Vollmachten, Präsenzliste 3 Jahre Artikel 225-117 Code de commerce
Bericht des Geschäftsführers oder des Verwaltungsrats 3 Jahre Artikel 225-117 Code de commerce
Bericht des Wirtschaftsprüfers 3 Jahre Artikel 225-117 Code de commerce
Register der Protokolle der Gesellschaftsversammlungen und/ oder des Verwaltungsrats 5 Jahre ab letztem eingetragenen Gesellschafterbeschluss Artikel 2224 Code civil
Fusionsverträge und andere mit dem Betrieb der Gesellschaft zusammenhängende Handlungen (+ Dokumente der übernommenen Gesellschaft 5 Jahre Artikel 2224 Code civil
Namensaktienregister, Register der Wertpapierbewegungen 5 Jahre ab Ende der Benutzung Artikel 2224 Code civil

 

Arbeits- und Sozialversicherungsrecht

 

Dokument Dauer der Aufbewahrung

Gesetzesgrundlage

Gehaltsnachweis (in Papierform oder in elektronischer Form) 5 Jahre Article L3243-4 du code du travail
Dokument über Arbeitsverträge, Gehälter, Boni, Zulagen, Salden aller Konten, Pensionspläne. 5 Jahre Article 2224 du code civil
Einheitliches Personalregister 5 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Article R1221-26 du code du travail
Dokument zu Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer 3 Jahre Articles L244-3 du code de la sécurité sociale et L169 A du livre des procédures fiscales
Meldung des Arbeitsunfalls an die Unfallversicherung 5 Jahre Article D4711-3 du code du travail
Abrechnung der Arbeitstage der Mitarbeiter nach Festpreisvereinbarungen 3 Jahre Article D3171-16 du code du travail
Abrechnung von Dienstplänen, Bereitschaftszeiten und deren Vergütung 1 Jahr Article D3171-16 du code du travail
Beobachtung oder Aufforderung der Arbeitsaufsicht CHSCT Audit und Kontrolle 5 Jahre Article D4711-3 du code du travail

 

Strafen 


Strafen sind möglich nach dem Strafrecht, Steuerrecht oder Handelsrecht. 
 

So zum Beispiel
Unterbleit die Erstellung der Jahresabschlussdokumente, sind die Geschäftsführer der betreffenden Handelsgesellschaften mit einer Geldstrafe von 9.000 Euro belegt (Artikel L. 241-4 des französischen Handelsgesetzbuches). 


Strafen in Steuersachen 
Artikel 1734 des Allgemeinen Steuergesetzbuches sieht vor, dass die Nichteinhaltung, die Vernichtung vor Ablauf der vorgeschriebenen Fristen oder die Verweigerung der Übermittlung von Dokumenten, die dem Recht auf Kommunikation unterliegen, mit einer Geldstrafe von 1.500 Euro geahndet wird. 
Artikel 1746 des Allgemeinen Steuergesetzbuches sieht vor, dass jede Person, die es Beamten, die befugt sind, Verstöße gegen das Steuerrecht zu melden, unmöglich macht, mit einer Geldstrafe von 25.000 Euro begangen wurden belegt wird. Bei wiederholter Zuwiderhandlung kann das Gericht eine Freiheitsstrafe von 
sechs Monaten verhängen. 


Strafen nach Strafrecht 
Die Artikel L. 441-1 ff. des Strafgesetzbuches sehen vor, dass Fälschungen und die Verwendung von Fälschungen strafbar sind: 
für natürliche Personen: drei Jahre Freiheitsstrafe und eine Geldstrafe von 45.000 Euro, gegebenenfalls mit zusätzlichen Strafen (z.B. Verbot von Zivil-, Bürger- und Familienrechten) ; 
für juristische Personen: eine Höchststrafe von 225.000 Euro, bei Bedarf können zusätzliche Strafen verhängt werden (z.B. Auflösung der Gesellschaft).